Termini e Condizioni

Le Condizioni si applicano alla navigazione del sito, alla registrazione, all'utilizzo del Servizio e all'acquisto dei Piani. Chi non intende accettarle non deve utilizzare l'Applicazione.

L'Utente deve avere almeno diciotto anni e la capacità di concludere validamente un contratto. Chi utilizza il Servizio per conto di una società o altra organizzazione dichiara di avere i poteri necessari per vincolarla alle Condizioni.

L'indicazione di una partita IVA costituisce un elemento rilevante per qualificare l'acquisto come professionale, ma la qualifica dipende anche dallo scopo concreto per cui il contratto viene concluso.

Annota consente, in funzione del Piano scelto, di caricare e organizzare immagini, testi e documenti, creare dataset e schemi di etichette, effettuare annotazioni manuali o assistite dall'intelligenza artificiale, eseguire operazioni di riconoscimento ottico dei caratteri ed esportare dati e annotazioni.

Il Servizio può includere strumenti di collaborazione, tracciabilità delle attività, basi di conoscenza private, API, personalizzazione di modelli e modalità di distribuzione dedicate. Funzionalità, crediti, limiti, infrastruttura, assistenza e disponibilità dipendono dal Piano e dall'eventuale accordo commerciale.

Funzionalità indicate come beta, anteprima, in sviluppo o equivalenti possono cambiare prima del rilascio generale. Le indicazioni relative a funzionalità future descrivono programmi attuali e non costituiscono un impegno di rilascio entro una data determinata, salvo quanto espressamente concordato per iscritto.

Per utilizzare le funzionalità riservate è necessario registrarsi fornendo informazioni complete, corrette e aggiornate. L'Utente è responsabile delle attività svolte tramite il proprio Account e deve custodire le credenziali, utilizzare misure di autenticazione adeguate e impedire accessi non autorizzati.

L'Utente deve informare tempestivamente Annota in caso di perdita delle credenziali, accesso sospetto o incidente di sicurezza. Negli Account aziendali, gli amministratori designati dal cliente possono gestire utenti, ruoli, autorizzazioni e Contenuti dell'Utente secondo le funzionalità del Piano.

L'informativa sul trattamento dei dati personali è resa separatamente dalle Condizioni. La registrazione comporta la dichiarazione di averla ricevuta e letta, non un consenso generale a trattamenti ulteriori.

L'Utente utilizza il Servizio nel rispetto della legge, delle presenti Condizioni, della documentazione tecnica e dei limiti del Piano. In particolare, non può:

• caricare o trattare contenuti illeciti, ingannevoli, discriminatori o lesivi di diritti di terzi, inclusi diritti di proprietà intellettuale, riservatezza e protezione dei dati personali;
• inserire malware, codice dannoso o contenuti destinati a compromettere il Servizio o sistemi di terzi;
• aggirare limiti tecnici, crediti, controlli di accesso o misure di sicurezza;
• tentare accessi non autorizzati, interferire con il Servizio o sottoporlo a carichi anomali o abusivi;
• copiare, rivendere, concedere in sublicenza o mettere il Servizio a disposizione di terzi al di fuori di quanto consentito dal Piano;
• effettuare reverse engineering o tentare di ricavare codice sorgente, modelli o componenti protetti, salvo quanto inderogabilmente consentito dalla legge;
• utilizzare il Servizio o gli Output per finalità vietate dalla normativa applicabile o senza le verifiche e le misure di controllo richieste dal contesto d'uso.

L'Utente garantisce di avere diritti, autorizzazioni e basi giuridiche sufficienti per caricare e trattare i Contenuti dell'Utente. I workspace sono destinati alla collaborazione privata tra utenti autorizzati e non alla pubblicazione indiscriminata di contenuti verso il pubblico.

Le caratteristiche essenziali dei Piani sono descritte nelle relative pagine o nell'offerta commerciale. Salvo diversa indicazione, la presentazione di un Piano costituisce un invito a presentare un ordine e non un'offerta irrevocabile.

Il contratto si conclude quando Annota attiva il Piano o invia la conferma dell'ordine all'indirizzo indicato dall'Utente. La conferma riporta o rende disponibili su supporto durevole le informazioni applicabili, tra cui Piano, prezzo, imposte, durata, rinnovo, modalità di pagamento e diritti del consumatore.

Prima di inoltrare un ordine a pagamento, l'Utente può verificare e correggere i dati inseriti. Quando richiesto dalla normativa sui consumatori, il comando finale indica in modo inequivocabile che l'ordine comporta un obbligo di pagamento.

Annota può rifiutare un ordine per indisponibilità, informazioni incomplete o errate, rischio di frode, violazioni di legge o impossibilità tecnica di fornire il Servizio. Eventuali importi già incassati per un ordine non accettato sono rimborsati senza indebito ritardo.

Durata, crediti, soglie di utilizzo, funzionalità e frequenza di fatturazione sono quelli mostrati al momento della sottoscrizione o indicati nel modulo d'ordine. I crediti non utilizzati scadono o si rinnovano secondo le regole del Piano.

Gli abbonamenti si rinnovano automaticamente per periodi della stessa durata, salvo disdetta effettuata prima della data di rinnovo tramite l'Account o scrivendo a team@annota.ai. La disdetta interrompe i rinnovi futuri e, salvo diversa indicazione o diritto inderogabile, il Servizio resta disponibile fino alla fine del periodo già pagato.

Eventuali variazioni di prezzo si applicano dal rinnovo successivo e sono comunicate con almeno trenta giorni di anticipo. L'Utente può evitare il nuovo prezzo disattivando il rinnovo prima della sua entrata in vigore.

Prove gratuite, promozioni e crediti omaggio possono essere soggetti a condizioni e durate specifiche e non danno diritto a rimborsi o conversioni in denaro.

I prezzi rivolti agli Utenti Professionisti possono essere indicati al netto dell'IVA e delle altre imposte applicabili, purché ciò sia segnalato chiaramente. Prima che un Utente Consumatore sia vincolato dall'ordine, viene mostrato il prezzo totale comprensivo delle imposte e di ogni costo obbligatorio, incluso il costo totale per periodo di fatturazione degli abbonamenti.

I pagamenti sono elaborati tramite Stripe Checkout; abbonamenti, fatture e metodi di pagamento possono essere gestiti tramite Stripe Customer Portal. Annota conserva gli identificativi e gli stati necessari a riconciliare cliente, Piano, crediti e transazioni, ma non i dati completi degli strumenti di pagamento. Stripe può trattare alcuni dati anche come titolare autonomo per obblighi finanziari, prevenzione delle frodi e sicurezza, secondo la propria informativa privacy. L'Utente autorizza gli addebiti dovuti secondo il Piano e deve mantenere aggiornati i dati di pagamento e fatturazione.

In caso di mancato pagamento, Annota può ripetere l'addebito e, dopo aver informato l'Utente e concesso un termine ragionevole per regolarizzare la posizione, sospendere le funzionalità a pagamento. Restano dovuti gli importi maturati prima della sospensione.

Le fatture sono emesse o rese disponibili attraverso il sistema di fatturazione sulla base dei dati comunicati dall'Utente e secondo la normativa fiscale applicabile. L'Utente è responsabile della correttezza e dell'aggiornamento di tali dati.

Utenti Professionisti

Agli Utenti Professionisti non spetta il diritto legale di recesso previsto per i consumatori. Restano applicabili le facoltà di disdetta, risoluzione o rimborso espressamente previste dal Piano, dal modulo d'ordine o dalla legge.

Utenti Consumatori

L'Utente Consumatore può recedere dal contratto a distanza, senza motivazione e senza penalità, entro quattordici giorni dalla conclusione del contratto, inviando una dichiarazione inequivocabile a team@annota.ai. Può utilizzare il modulo facoltativo riportato di seguito.

Se il consumatore chiede espressamente che un servizio digitale inizi durante il periodo di recesso e successivamente recede, può essere tenuto a pagare l'importo proporzionale al servizio fornito fino alla comunicazione del recesso. Il diritto si perde dopo la completa esecuzione del servizio soltanto quando l'esecuzione è iniziata con il previo consenso espresso del consumatore e con la sua accettazione della perdita del diritto.

Per un contenuto digitale fornito senza supporto materiale, il diritto di recesso è escluso dopo l'inizio dell'esecuzione soltanto se il consumatore ha previamente ed espressamente consentito l'inizio durante il periodo di recesso, ha riconosciuto di perdere così il diritto e ha ricevuto la conferma prevista dalla legge.

In caso di recesso valido, Annota rimborsa gli importi dovuti senza indebito ritardo e comunque entro quattordici giorni dalla comunicazione, utilizzando lo stesso mezzo di pagamento salvo diverso accordo senza costi per il consumatore.

Modulo facoltativo di recesso

• Destinatario: Annota S.r.l., Via Davide Lazzeretti 2/P, 58100 Grosseto; e-mail team@annota.ai.
• Con la presente comunico il recesso dal contratto relativo al seguente Piano o Servizio: ________.
• Numero e data dell'ordine: ________.
• Nome, cognome e indirizzo: ________.
• E-mail associata all'Account: ________.
• Data: ________.

Agli Utenti Consumatori si applica la garanzia legale di conformità prevista dagli articoli 135-octies e seguenti del Codice del Consumo per i contenuti e i servizi digitali.

Per una fornitura singola o una serie di singoli atti di fornitura, Annota risponde dei difetti di conformità che si manifestano entro due anni dalla fornitura; l'azione relativa ai difetti sussistenti al momento della fornitura e non dolosamente occultati si prescrive nei termini previsti dalla legge. Per una fornitura continuativa, Annota risponde dei difetti che si manifestano durante il periodo in cui il contenuto o servizio digitale deve essere fornito.

Il consumatore può richiedere il ripristino della conformità e, nei casi previsti dalla legge, una riduzione proporzionale del prezzo o la risoluzione del contratto. I rimborsi dovuti sono effettuati senza indebito ritardo e comunque entro quattordici giorni.

Per esercitare i rimedi, il consumatore può scrivere a team@annota.ai descrivendo il problema e fornendo le informazioni ragionevolmente necessarie a verificarlo. Nessuna disposizione delle Condizioni limita i diritti inderogabili previsti dal Codice del Consumo.

L'Utente conserva la titolarità e ogni diritto sui Contenuti dell'Utente. Il caricamento nel Servizio non trasferisce ad Annota la proprietà di dataset, file, annotazioni, documenti o altri materiali.

Per la durata del rapporto, l'Utente concede ad Annota una licenza non esclusiva, mondiale e limitata a ospitare, riprodurre, trasformare tecnicamente e trattare i Contenuti dell'Utente nella misura necessaria a fornire, proteggere, assistere e mantenere il Servizio. Annota può consentire le medesime attività ai propri fornitori esclusivamente per tali finalità e sotto obblighi contrattuali adeguati.

Annota non vende i Contenuti dell'Utente e non li pubblica né li rende disponibili a terzi per finalità proprie. Alcune elaborazioni possono essere eseguite sull'infrastruttura gestita da Annota o da fornitori specializzati incaricati contrattualmente, limitatamente a quanto necessario a fornire il Servizio. Qualsiasi utilizzo ulteriore richiede una base contrattuale distinta e, quando necessario, un consenso o un'autorizzazione specifica.

Utilizzo per il miglioramento dei modelli

Nei Piani Pro e superiori, i Contenuti dell'Utente e i dati del workspace non sono utilizzati per addestrare i modelli di Annota. Nel Piano Free, Annota può utilizzare esclusivamente dati d'uso resi effettivamente anonimi e aggregati, che non consentano ragionevolmente di identificare o reidentificare l'Utente, altre persone o l'organizzazione, per analisi statistiche e miglioramento dei modelli.

L'eventuale utilizzo di Contenuti dell'Utente identificabili per addestramento, valutazione o miglioramento dei modelli richiede un accordo separato, espresso e informato. La stessa limitazione si applica ai fornitori incaricati da Annota. Un'autorizzazione può essere revocata per gli utilizzi futuri secondo le condizioni dell'accordo applicabile.

Annota e i suoi licenzianti conservano ogni diritto sull'Applicazione, sul software, sui modelli, sulle interfacce, sulla documentazione, sui marchi e sui contenuti messi a disposizione da Annota, esclusi i Contenuti dell'Utente.

Per la durata del Piano, Annota concede all'Utente un diritto limitato, non esclusivo, non trasferibile e revocabile di accedere e utilizzare il Servizio per le proprie finalità personali o professionali, nei limiti delle Condizioni, del Piano e dell'eventuale modulo d'ordine.

Eventuali suggerimenti o feedback forniti volontariamente possono essere utilizzati da Annota per migliorare il Servizio, purché ciò non comporti la divulgazione di informazioni riservate o l'utilizzo dei Contenuti dell'Utente oltre quanto consentito dall'articolo precedente.

Il trattamento dei dati personali relativi al sito, all'Account, ai workspace, alla fatturazione, alla sicurezza e all'utilizzo della piattaforma è descritto nell'Informativa Privacy.

Quando Annota tratta dati personali contenuti nei dataset per conto di un Utente Professionista, le parti agiscono rispettivamente come titolare e responsabile del trattamento. Prima di utilizzare il Servizio per tali trattamenti, l'Utente deve assicurarsi che sia applicabile un accordo sul trattamento dei dati conforme all'articolo 28 GDPR.

Ciascuna parte protegge le informazioni riservate ricevute dall'altra con misure almeno equivalenti a quelle utilizzate per le proprie informazioni della stessa natura e comunque ragionevoli. Le informazioni riservate possono essere utilizzate soltanto per eseguire il contratto e comunicate a personale e fornitori che ne abbiano necessità e siano soggetti a obblighi adeguati.

Non sono riservate le informazioni divenute pubbliche senza violazione del contratto, già legittimamente conosciute, ricevute lecitamente da terzi o sviluppate in modo indipendente. Una divulgazione imposta dalla legge è consentita nei limiti necessari e, ove possibile, previa informazione dell'altra parte.

Le funzionalità di intelligenza artificiale possono essere eseguite sull'infrastruttura gestita da Annota o tramite fornitori specializzati incaricati contrattualmente. Assistono l'attività dell'Utente e possono produrre risultati incompleti, inesatti o non adatti allo specifico contesto. L'Utente deve verificare gli Output prima di utilizzarli, esportarli o assumere decisioni sulla loro base.

L'Utente è responsabile di determinare se l'uso del Servizio e degli Output sia appropriato e conforme alle norme applicabili al proprio settore. Gli Output non sostituiscono consulenza professionale, controllo umano o verifiche di qualità richieste dalla legge o dalle buone pratiche.

L'Utente non deve utilizzare il Servizio per pratiche di intelligenza artificiale vietate né per decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone senza una base giuridica, informazioni, supervisione umana e garanzie adeguate. Annota mette a disposizione le informazioni sul funzionamento del Servizio ragionevolmente necessarie per consentire un utilizzo trasparente e conforme.

Annota può modificare il Servizio per adeguarlo alla legge, migliorarne sicurezza e prestazioni, correggere vulnerabilità o errori, aggiornare componenti tecniche, prevenire abusi o introdurre e migliorare funzionalità.

Le modifiche diverse da quelle necessarie a mantenere la conformità sono effettuate senza costi aggiuntivi per il consumatore e per motivazioni valide. Se incidono negativamente e in modo non trascurabile sull'accesso o sull'utilizzo di un servizio digitale continuativo, il consumatore viene informato con ragionevole anticipo su supporto durevole e può recedere gratuitamente entro trenta giorni dalla comunicazione o dalla modifica, se successiva.

Le modifiche sostanziali alle Condizioni sono comunicate tramite e-mail, nell'Applicazione o con altro mezzo adeguato prima della loro efficacia. Non hanno effetto retroattivo, salvo quando necessario per legge o per affrontare un rischio urgente. Se l'Utente non accetta una modifica sostanziale può interrompere il rinnovo o, quando previsto, risolvere il contratto prima della sua efficacia.

L'Utente può disattivare il rinnovo, chiudere l'Account o richiederne la cancellazione tramite le funzioni disponibili o scrivendo a team@annota.ai. La chiusura non elimina gli obblighi di pagamento già maturati.

Annota può sospendere o limitare il Servizio in caso di mancato pagamento, violazione delle Condizioni o utilizzo che esponga Annota, gli Utenti o terzi a un rischio concreto. Salvo urgenze di sicurezza, frode, attività illecite o ordine dell'autorità, Annota comunica la contestazione e concede almeno dieci giorni per porvi rimedio.

Nei casi urgenti la sospensione può essere immediata e limitata a quanto necessario. Ove consentito dalla legge, Annota comunica le ragioni della misura e consente all'Utente di presentare osservazioni scrivendo a team@annota.ai.

Prima di una cancellazione richiesta dall'Utente, questo deve esportare i dati che intende conservare. La cancellazione di un dataset o di un'organizzazione avviata tramite le funzioni dedicate può essere immediata e irreversibile, fermo restando il completamento tecnico della rimozione dallo storage e dai backup.

La chiusura dell'Account disabilita l'accesso e rimuove l'Utente dalle organizzazioni di cui non è titolare. Se è l'unico titolare di un'organizzazione, questa viene sospesa e programmata per la cancellazione dopo 30 giorni; l'Utente deve prima trasferirne la titolarità o esportarne i dati. Quando l'Utente non appartiene più ad alcuna organizzazione, i dati identificativi di profilo sono di regola anonimizzati entro 30 giorni. Identificativi pseudonimi e dati necessari per audit, sicurezza, contabilità o tutela dei diritti possono essere conservati più a lungo.

Se il rapporto termina senza una cancellazione esplicita dei dati da parte dell'Utente, salvo diversa previsione del Piano, del modulo d'ordine o del DPA, Annota rende i Contenuti esportabili per un massimo di 30 giorni ove tecnicamente possibile e li elimina o rende anonimi entro 90 giorni, fatti salvi obblighi di legge, richieste dell'autorità e cicli ordinari di cancellazione dei backup.

Annota presta il Servizio con diligenza professionale e adotta misure ragionevoli per mantenerlo sicuro e disponibile. Interventi di manutenzione, aggiornamenti, incidenti, dipendenze di terzi o eventi fuori dal ragionevole controllo di Annota possono causare interruzioni temporanee.

Eventuali livelli di servizio garantiti sono esclusivamente quelli indicati nel Piano o in un accordo sul livello di servizio sottoscritto. Le funzionalità beta o gratuite possono essere modificate, limitate o interrotte con un preavviso ragionevole, salvo esigenze urgenti.

Per gli Utenti Consumatori restano pienamente applicabili la garanzia legale di conformità e gli altri diritti inderogabili. Per gli Utenti Professionisti, nei limiti consentiti dalla legge e salvo garanzie espressamente concordate, il Servizio è fornito nello stato in cui si trova e secondo disponibilità.

Utenti Consumatori

La responsabilità di Annota verso gli Utenti Consumatori è regolata dalla legge applicabile. Nessuna disposizione esclude o limita responsabilità o diritti che non possono essere esclusi o limitati.

Utenti Professionisti

Nei limiti consentiti dalla legge, Annota risponde soltanto dei danni diretti e prevedibili causati da un proprio inadempimento. Non risponde di perdita di profitti, ricavi, opportunità, avviamento o dati, né di danni indiretti o consequenziali, salvo che derivino da dolo o colpa grave.

La responsabilità complessiva di Annota derivante dal Servizio non supera il maggiore tra €100 e il doppio degli importi pagati o dovuti dall'Utente per il Servizio nei dodici mesi precedenti l'evento che ha causato il danno.

Le limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave, morte o lesioni personali, violazione di obblighi che non possono essere limitati per legge o negli altri casi di responsabilità inderogabile.

Annota non risponde di conseguenze derivanti da Contenuti dell'Utente illeciti o inesatti, uso degli Output senza verifiche adeguate, violazioni delle istruzioni, credenziali compromesse per fatto dell'Utente o servizi di terzi scelti e gestiti direttamente dall'Utente.

Nessuna parte è responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, inclusi calamità, conflitti, provvedimenti dell'autorità, interruzioni estese di energia o connettività, attacchi informatici generalizzati, indisponibilità di infrastrutture essenziali e controversie di lavoro non limitate al proprio personale.

La parte interessata informa l'altra appena ragionevolmente possibile e adotta misure adeguate per limitare gli effetti. Se l'impedimento si protrae per oltre sessanta giorni e compromette sostanzialmente il Servizio, ciascuna parte può risolvere la parte del contratto interessata, fatti salvi i diritti già maturati.

Per erogare il Servizio, Annota si avvale di fornitori selezionati per infrastruttura cloud e storage, rete e sicurezza, identità e autenticazione, pagamenti e fatturazione, email operative e specifiche elaborazioni. I relativi trattamenti, ruoli e trasferimenti sono descritti nell'Informativa Privacy e, per i dati trattati per conto dei clienti, nell'eventuale DPA e nell'elenco dei sub-responsabili applicabile.

Il Servizio può inoltre interoperare con integrazioni, applicazioni o siti di terzi scelti o attivati direttamente dall'Utente. A tali servizi possono applicarsi condizioni e informative del relativo fornitore e l'Utente è responsabile di valutarne l'idoneità prima di trasferire dati.

Annota non controlla siti o servizi esterni indipendenti e non è responsabile dei loro contenuti o delle loro pratiche. Questa esclusione non riguarda i fornitori incaricati direttamente da Annota di eseguire parti del Servizio, dei quali Annota risponde nei limiti previsti dalla legge e dagli accordi applicabili.

Le Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

Per gli Utenti Professionisti, qualsiasi controversia relativa alle Condizioni o al Servizio è devoluta in via esclusiva al Foro di Grosseto, salvo diverso accordo scritto.

Per gli Utenti Consumatori è competente il giudice del luogo di residenza o domicilio del consumatore, quando previsto dalla legge. Restano applicabili le disposizioni inderogabili eventualmente più favorevoli del paese di residenza abituale del consumatore.

Prima di ricorrere al giudice, l'Utente può inviare un reclamo a team@annota.ai. Il consumatore conserva il diritto di ricorrere agli organismi di risoluzione alternativa delle controversie competenti ai sensi della normativa applicabile. Il presente articolo non rinvia alla piattaforma europea ODR, dismessa il 20 luglio 2025.

Le comunicazioni contrattuali possono essere inviate all'indirizzo e-mail associato all'Account e si considerano ricevute quando diventano accessibili al destinatario. L'Utente deve mantenere aggiornati i propri recapiti.

L'eventuale invalidità di una disposizione non pregiudica le altre. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia. L'Utente non può cedere il contratto senza il consenso di Annota; Annota può trasferirlo nell'ambito di una riorganizzazione o cessione d'azienda, senza ridurre i diritti del consumatore e dandone adeguata comunicazione.

La versione italiana delle Condizioni è l'unica versione legalmente valida e prevalente. Eventuali traduzioni sono fornite esclusivamente per comodità; in caso di conflitto, ambiguità o divergenza interpretativa, prevale il testo italiano.

Per domande, reclami, recesso o assistenza è possibile scrivere a team@annota.ai o alla PEC annotasrl@pec.it.