Termini di servizio

1. Definizioni

• Annota AI: Annota S.r.l., con sede legale in Via Davide Lazzeretti 2/P, 58100 Grosseto, Partita IVA IT01783380536, C.F. / Registro Imprese n.: 01783380536 - Maremma e Tirreno, REA GR-236295, capitale sociale interamente versato pari a €10.000,00, PEC annotasrl@pec.it.
• Applicazione: sito, piattaforma web, API e altre interfacce con cui è fornito il Servizio.
• Servizio: gli strumenti software di Annota AI, compresi Annota Studio e Annota Brain, con le funzionalità incluse nel Piano.
• Piano: l’offerta gratuita o a pagamento scelta, con funzionalità, limiti, crediti, durata e assistenza indicati nell’Applicazione o nel modulo d’ordine.
• Utente: la persona fisica che usa il Servizio, in proprio o per conto di una società, di un altro ente o di un’Organizzazione.
• Utente Consumatore: l’Utente che conclude il contratto per scopi estranei alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale.
• Utente Professionista: l’Utente che conclude il contratto nell’ambito di tale attività, anche per conto di una società o di un altro ente, che in tal caso è parte del contratto ed è anch’esso indicato come Utente Professionista.
• Account: il profilo personale con cui l’Utente accede al Servizio.
• Organizzazione: lo spazio condiviso a cui sono associati Piano, crediti, spazio, membri e Contenuti dell’Utente. Il proprietario la gestisce e può eliminarla; amministratori e membri vi accedono con i ruoli assegnati.
• Contenuti dell’Utente: dati, file, documenti, annotazioni, istruzioni, domande e ogni altro materiale caricato, creato o elaborato dall’Utente con il Servizio.
• Output: i risultati prodotti con l’intelligenza artificiale del Servizio, come annotazioni, testi OCR, trascrizioni di registrazioni audio e risposte di Brain.

2. Ambito di applicazione e accettazione

Le Condizioni valgono per la navigazione del sito, la registrazione, l’uso del Servizio e l’acquisto dei Piani. L’Utente le accetta spuntando l’apposita casella nell’Applicazione. Quando una nuova versione contiene modifiche sostanziali, l’Applicazione chiede di accettarla prima di proseguire (articolo 15); Annota AI conserva versione e data di ciascuna accettazione. Chi non le accetta non deve usare l’Applicazione. L’Utente che non accetta una nuova versione può disdire l’abbonamento, ottenere i propri dati o chiudere l’Account scrivendo a team@annota.ai, oltre a quanto previsto dall’articolo 15. Consultare il sito non equivale a ordinare né ad accettare il DPA. Le clausole che per legge richiedono un’approvazione specifica restano soggette a tale requisito.

L’Utente deve essere maggiorenne e capace di contrarre. Chi agisce per un’organizzazione dichiara di avere il potere di vincolarla. La partita IVA indicata è un elemento rilevante per qualificare l’acquisto come professionale, ma conta anche lo scopo concreto del contratto.

3. Descrizione del Servizio

Il Servizio comprende Annota Studio e Annota Brain, per caricare, organizzare, annotare ed elaborare immagini e documenti, eseguire l’OCR, creare versioni dei dataset, esportare dati e interrogare i documenti, anche tramite API e integrazioni MCP. L’addestramento di modelli è disponibile alle Organizzazioni ammesse alla beta privata; le installazioni private richiedono un accordo Enterprise e, se avvengono sull’infrastruttura del cliente, seguono l’articolo 5, «Segnalazioni e moderazione». Funzionalità, crediti, limiti, infrastruttura, assistenza e disponibilità dipendono dal Piano e dall’eventuale accordo commerciale.

Le funzionalità beta o in anteprima seguono l’articolo 17, «Funzionalità beta». Gli annunci di funzionalità future non sono impegni di rilascio, salvo accordo scritto.

4. Registrazione e sicurezza dell’Account

L’Utente si registra con dati corretti e aggiornati, risponde delle attività svolte con il proprio Account, custodisce le credenziali e impedisce accessi non autorizzati. Avvisa subito Annota AI in caso di perdita delle credenziali, accesso sospetto o incidente di sicurezza.

Il proprietario e gli amministratori di un’Organizzazione gestiscono membri, ruoli, inviti e Contenuti dell’Utente secondo il Piano.

L’Informativa privacy è separata dalle Condizioni ed è messa a disposizione al momento della registrazione. Non si accetta e non vale come consenso a trattamenti ulteriori.

Chiavi API e token MCP

L’Utente risponde delle chiavi API e dei token MCP creati con il proprio Account e delle attività svolte con essi, compresi i crediti consumati. Li mantiene segreti, non li cede (articolo 5) e, se sospetta un uso non autorizzato, li revoca e avvisa Annota AI. I limiti di frequenza e di utilizzo sono indicati nella documentazione o nell’Applicazione; superarli può bloccare temporaneamente le richieste.

L’Utente risponde anche delle operazioni eseguite tramite chiavi API, token MCP o agenti di intelligenza artificiale collegati con le proprie credenziali, comprese cancellazioni o modifiche irreversibili. Annota AI non risponde delle conseguenze di tali operazioni disposte dall’Utente o dai suoi agenti, salvo che dipendano da un proprio inadempimento e fermi la responsabilità non limitabile per legge e i diritti inderogabili del consumatore.

5. Uso consentito e responsabilità dell’Utente

L’Utente usa il Servizio nel rispetto della legge, delle Condizioni, della documentazione e dei limiti del Piano. Non può:

• caricare o trattare contenuti illeciti, ingannevoli, discriminatori o lesivi di diritti altrui, inclusi proprietà intellettuale, riservatezza e dati personali;
• caricare, generare o trattare materiale di abuso sessuale su minori: la tolleranza è zero, l’Account viene chiuso e i fatti sono segnalati alle autorità competenti;
• caricare o diffondere immagini intime o sessualmente esplicite di una persona senza il suo consenso;
• caricare, generare o diffondere contenuti che incitano alla violenza o al terrorismo o li esaltano, o usare il Servizio per sostenere attività violente o terroristiche;
• usare il Servizio per frodi, truffe o phishing;
• impersonare altre persone o usarne la voce o l’immagine senza averne il diritto;
• usare il Servizio per sviluppare, procurare o usare armi o per attaccare infrastrutture critiche;
• caricare o trattare registrazioni audio effettuate illecitamente;
• inserire codice dannoso, tentare accessi non autorizzati, interferire con il Servizio o sovraccaricarlo;
• eseguire test di sicurezza, di penetrazione o di ricerca di vulnerabilità sul Servizio senza l’autorizzazione scritta di Annota AI;
• aggirare limiti, limiti di frequenza, crediti, filtri di sicurezza, controlli di accesso o misure di sicurezza, anche creando più Account od Organizzazioni per eludere i limiti o ottenere crediti Free ulteriori;
• condividere, vendere o cedere credenziali, chiavi API o token MCP;
• rivendere, sublicenziare o mettere il Servizio a disposizione di terzi oltre quanto consentito dal Piano;
• fare reverse engineering o estrarre codice sorgente, modelli o componenti protetti, salvo quanto inderogabilmente consentito dalla legge;
• usare il Servizio per pratiche vietate dall’articolo 5 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act) o per le finalità ad alto rischio del suo Allegato III senza rispettare i relativi obblighi;
• presentare gli Output come opera umana quando la legge impone di dichiararne l’origine artificiale;
• usare il Servizio o gli Output per finalità vietate dalla legge o senza i controlli richiesti dal contesto d’uso.

L’Utente garantisce di avere diritti, autorizzazioni e basi giuridiche per caricare e trattare i Contenuti dell’Utente. Per la trascrizione audio deve avere il diritto di registrare e trattare la voce delle persone registrate, con una base giuridica o, dove richiesto, il loro consenso. Le Organizzazioni servono alla collaborazione privata tra utenti autorizzati, non alla pubblicazione di contenuti.

Sanzioni e controllo delle esportazioni

L’Utente dichiara di non essere soggetto, né di proprietà o sotto il controllo di soggetti sottoposti, a sanzioni dell’Unione europea, delle Nazioni Unite o dell’Italia o, se applicabili ad Annota AI o ai suoi fornitori, di altri ordinamenti; di non trovarsi in paesi o territori sottoposti a embargo; e di non usare né rendere disponibili il Servizio o gli Output in violazione delle norme sulle esportazioni o sulle misure restrittive, incluso l’articolo 5 nonies del Regolamento (UE) n. 833/2014. In caso contrario Annota AI può rifiutare l’ordine, sospendere il Servizio o chiudere Account e Organizzazioni.

Segnalazioni e moderazione

Ai sensi del Regolamento (UE) 2022/2065 (Digital Services Act), il punto di contatto unico per le autorità e per gli Utenti è team@annota.ai, insieme al modulo di contatto, in italiano o in inglese.

Annota AI non sorveglia in generale i Contenuti dell’Utente. Interviene su segnalazione, su ordine dell’autorità o in presenza di indizi di abuso. Strumenti automatici possono supportare l’individuazione di abusi e la sicurezza del Servizio, ma le decisioni sulle segnalazioni e sulle restrizioni sono verificate da persone. Secondo la gravità del caso può rimuovere contenuti o disabilitarne l’accesso, limitare funzionalità, sospendere o chiudere Account e Organizzazioni.

Dopo un avviso, Annota AI può sospendere per un periodo ragionevole gli Utenti che caricano con frequenza contenuti manifestamente illeciti, comprese le violazioni ripetute del diritto d’autore, e il trattamento delle segnalazioni di chi presenta con frequenza segnalazioni manifestamente infondate (articolo 23 del Digital Services Act). Valuta ogni caso, considerando in particolare numero, gravità e conseguenze degli abusi e l’intenzione di chi li compie.

Quando viene a conoscenza di informazioni che fanno sospettare un reato che comporta una minaccia per la vita o la sicurezza delle persone, Annota AI ne informa senza indugio le autorità competenti (articolo 18 del Digital Services Act).

Chiunque può segnalare contenuti che ritiene illeciti, comprese le violazioni del diritto d’autore, con il modulo di segnalazione o scrivendo ai contatti sopra e indicando: i motivi per cui il contenuto è illecito; la posizione esatta o l’identificativo del contenuto; nome ed email del segnalante, salvo per le segnalazioni di abusi sessuali su minori; la dichiarazione che la segnalazione è fatta in buona fede e che le informazioni sono esatte e complete. Annota AI conferma la ricezione, decide in modo tempestivo, diligente, non arbitrario e obiettivo e comunica la decisione al segnalante.

Quando adotta una misura per contenuti illeciti o contrari alle Condizioni, Annota AI ne comunica i motivi all’Utente interessato, salvo divieto di legge o dell’autorità, e l’Utente può contestarla rispondendo alla comunicazione o tramite i contatti sopra. Restano i rimedi stragiudiziali e giudiziari previsti dalla legge. Il Coordinatore dei servizi digitali per l’Italia è l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni (AGCOM).

Nelle installazioni Enterprise sull’infrastruttura del cliente Annota AI non ospita né modera i contenuti: ospitalità, moderazione e obblighi del Digital Services Act spettano al cliente.

6. Ordini e conclusione del contratto

Le richieste di demo, contatto o accesso ai modelli non sono ordini: non modificano l’abbonamento e non abilitano funzionalità.

Caratteristiche essenziali, prezzi, limiti e tariffe in crediti dei Piani sono indicati nella pagina Prezzi, nell’offerta e nelle schermate di acquisto, che fanno parte delle informazioni contrattuali fornite prima dell’ordine. Salvo diversa indicazione, la presentazione di un Piano è un invito a ordinare, non un’offerta irrevocabile.

Prima di ordinare l’Utente può verificare e correggere i dati; quando la legge lo richiede, il pulsante finale indica chiaramente l’obbligo di pagamento. Salvo diverso accordo firmato, il contratto si conclude quando il pagamento è confermato. All’Utente Consumatore Annota AI invia via email, su supporto durevole, la conferma d’ordine, che riporta Piano o ricarica, prezzo, imposte, durata, rinnovo, pagamento e diritti del consumatore, comprese le dichiarazioni rese sull’esecuzione immediata e sul recesso.

Annota AI può rifiutare un ordine per indisponibilità, dati errati, rischio di frode, violazioni di legge o impossibilità tecnica, rimborsando senza indebito ritardo gli importi già incassati.

7. Piani, crediti e abbonamenti

Piani individuali, Team e spazio aggiuntivo

Valgono durata, crediti, membri, dataset, versioni per dataset, spazio, funzionalità e fatturazione mostrati alla sottoscrizione o nel modulo d’ordine (articolo 6). Enterprise e installazioni private seguono il relativo accordo.

Free e Pro ammettono un solo membro per Organizzazione, anche per uso professionale. La collaborazione tra più membri richiede Team o Enterprise. Team è fatturato per membro acquistato, minimo due incluso il proprietario. Ogni membro acquistato aggiunge crediti mensili e spazio, condivisi dall’Organizzazione anche se il posto non è occupato; gli inviti in attesa occupano un posto. Su Pro e Team si può acquistare spazio aggiuntivo mensile, che si rinnova con il Piano e non aggiunge crediti.

Cosa rientra nello spazio e come si misura è indicato nella pagina Prezzi. Dataset illimitati non significa spazio illimitato. Le versioni usate per addestrare modelli non si possono eliminare finché i modelli esistono.

Superare un limite o passare a un Piano con limiti inferiori non cancella contenuti. Raggiunto un limite, sono bloccate le nuove operazioni che aumentano l’uso di quella risorsa, come creare dataset o versioni, caricare file, avviare OCR o aggiungere membri; le elaborazioni già avviate possono concludersi oltre il limite. Le pagine OCR bloccate non sono addebitate. Il conteggio dello spazio non cambia i termini di conservazione dell’Informativa privacy e del DPA.

Per passare da Team a Pro bisogna avere un solo membro e nessun invito in attesa; i membri Team acquistati non possono scendere sotto membri e inviti presenti. Tornando a Free i membri esistenti restano, ma non se ne possono aggiungere oltre il limite di Free.

Crediti

Annotazione AI, OCR, trascrizione audio e Brain consumano crediti alle tariffe indicate nella pagina Prezzi e nell’Applicazione. La trascrizione audio si paga per ogni minuto di registrazione iniziato ed è addebitata per ogni parte trascritta, anche se la successiva riscrittura del testo non riesce. Per Brain si pagano l’indicizzazione, a tariffa fissa per pagina indicizzata, e le ricerche e le risposte della chat, in base ai token delle chiamate al modello necessarie, secondo le regole indicate nella pagina Prezzi. Non si pagano l’indicizzazione non riuscita e le risposte che non riescono o che Brain non può dare in modo affidabile; le risposte interrotte dall’Utente si pagano per i token usati. Le risposte della chat usano prima la quota settimanale di ciascun membro indicata nella pagina Prezzi, poi i crediti dell’Organizzazione. Il reinvio di una richiesta con lo stesso identificativo non è addebitato di nuovo. Non consumano crediti la lettura delle knowledge base, l’indicizzazione che riusa dati già calcolati, caricamenti, conversione dei file Office e di testo, annotazione manuale, versioni dei dataset, esportazioni e download, che restano disponibili anche con saldo zero o negativo.

I crediti inclusi si rinnovano ogni mese, non si accumulano, sono condivisi dall’Organizzazione e si consumano prima di quelli acquistati. Le Organizzazioni Free sospese non li ricevono. Un Utente può creare una nuova Organizzazione Free solo se è proprietario di meno di due Organizzazioni Free; il limite non vale per il passaggio a Free o il trasferimento di proprietà.

Su Free, Pro e Team si possono acquistare ricariche di crediti senza cambiare Piano. Importo minimo e tariffa sono indicati nella pagina Prezzi e prima della conferma. I crediti acquistati non scadono e restano all’Organizzazione anche su Free, salvo eliminazione dell’Organizzazione (articolo 16). Le ricariche non aumentano membri, dataset o spazio.

Le operazioni a crediti si avviano solo con saldo positivo, salvo quanto indicato nella pagina Prezzi per la chat, e sono addebitate al termine, quindi il saldo può diventare negativo. Il saldo negativo non comporta addebiti in denaro: resta dopo il rinnovo mensile ed è compensato dai crediti successivi. Finché non torna positivo non si avviano nuove operazioni a crediti; si può acquistare una ricarica, attendere una quota mensile sufficiente o passare a un Piano a pagamento.

Rinnovo e disdetta

Gli abbonamenti si rinnovano automaticamente per periodi uguali, salvo disdetta prima del rinnovo dalla sezione Fatturazione dell’Organizzazione, riquadro Piano, con Disdici abbonamento, oppure scrivendo a team@annota.ai. La disdetta vale anche per gli add-on. Salvo diversa indicazione o diritto inderogabile, Piano e add-on restano attivi fino alla fine del periodo pagato e possono essere riattivati fino ad allora; poi l’Organizzazione passa a Free, con i suoi limiti, conservando membri, contenuti e crediti acquistati.

Per gli abbonamenti a durata determinata con rinnovo automatico, Annota AI avvisa l’Utente Consumatore per iscritto, sul canale telematico da lui indicato, trenta giorni prima della scadenza, indicando la data entro cui disdire (articolo 65-bis del Codice del Consumo). Senza l’avviso dovuto il consumatore può recedere in qualsiasi momento senza spese fino alla scadenza successiva.

Prove gratuite, promozioni e crediti omaggio possono avere condizioni proprie e non danno diritto a rimborsi o conversioni in denaro.

Modifiche a prezzi e Piani

Annota AI può modificare prezzi, crediti inclusi, limiti, tariffe in crediti e Piani, anche ritirandone uno, per giustificati motivi: costi di infrastruttura, modelli AI o fornitori, inflazione, nuove funzionalità, sicurezza o obblighi di legge.

Le modifiche sfavorevoli sono comunicate via email e nell’Applicazione almeno trenta giorni prima, con motivo e data di efficacia. Per gli abbonamenti in corso valgono dal primo rinnovo successivo e non toccano il periodo pagato; le nuove tariffe in crediti valgono per le operazioni avviate dopo la data di efficacia. Se un Piano è ritirato, al rinnovo l’Organizzazione passa al Piano indicato nella comunicazione. Chi non accetta può disdire senza costi prima della data di efficacia; l’Utente Consumatore può anche recedere senza costi entro la stessa data.

Le modifiche favorevoli possono valere subito. I crediti acquistati restano validi e si consumano alle tariffe in vigore al momento dell’operazione.

8. Prezzi, imposte, pagamenti e fatturazione

I prezzi per gli Utenti Professionisti possono essere indicati al netto delle imposte, se segnalato chiaramente. All’Utente Consumatore è mostrato prima dell’ordine il prezzo totale con imposte e costi obbligatori, anche per periodo di fatturazione.

Prima del primo acquisto un amministratore dell’Organizzazione inserisce i dati di fatturazione in Impostazioni › Fatturazione: l’Utente Consumatore indica nome e cognome, email, paese e codice postale; l’Utente Professionista indica ragione sociale, email, indirizzo completo, partita IVA e, per le imprese italiane, codice destinatario SDI o PEC. Il checkout usa questi dati.

Le vendite agli Utenti Consumatori sono documentate con corrispettivi; l’Utente Consumatore può chiedere la fattura scrivendo a team@annota.ai e indicando il proprio codice fiscale. Agli Utenti Professionisti Annota AI emette la fattura elettronica e la trasmette tramite il Sistema di Interscambio (SDI) al codice destinatario o alla PEC indicati.

I pagamenti sono gestiti da Stripe, come descritto nell’Informativa privacy; Annota AI non conserva i dati completi degli strumenti di pagamento. Le modifiche all’abbonamento si fanno nell’Applicazione; fatture, ricevute e metodi di pagamento salvati si gestiscono tramite Stripe Customer Portal. L’Utente autorizza gli addebiti dovuti e mantiene aggiornati i dati di pagamento e fatturazione, di cui risponde.

Il canone Team è il prezzo per membro moltiplicato per i membri acquistati; lo spazio aggiuntivo è una voce a parte. Prima di ogni variazione sono mostrati importo, decorrenza, conguagli, nuove quote e totale del prossimo rinnovo. Le variazioni richiedono un abbonamento attivo, in regola e senza altre modifiche in sospeso.

Il passaggio da Pro a Team, l’aumento dei membri Team e le modifiche allo spazio aggiuntivo valgono subito dopo il pagamento, con conguaglio e crediti aggiuntivi proporzionali al periodo residuo; i crediti consumati non si ripristinano. La riduzione dei membri Team e il passaggio a Pro valgono dal rinnovo successivo. I dettagli sono nella pagina Prezzi; il ritorno a Free segue l’articolo 7, paragrafo «Rinnovo e disdetta».

Un conguaglio a favore dell’Utente resta come saldo per le fatture successive: non diventa crediti né è rimborsato automaticamente, salvi i diritti inderogabili e i rimborsi dell’articolo 9.

In caso di mancato pagamento Annota AI può ritentare l’addebito e, dopo averne informato l’Utente e concesso almeno dieci giorni per pagare, sospendere le funzionalità a pagamento. Gli importi maturati restano dovuti.

9. Recesso e cancellazione degli acquisti

Utenti Professionisti

Agli Utenti Professionisti non spetta il recesso legale dei consumatori, ma restano disdetta, risoluzione o rimborso previsti dal Piano, dal modulo d’ordine o dalla legge.

Utenti Consumatori

L’Utente Consumatore può recedere senza motivo e senza penali entro quattordici giorni dalla conclusione del contratto, con la funzione Recedi dal contratto qui in Impostazioni › Fatturazione dell’Applicazione, disponibile per gli abbonamenti acquistati dall’Utente, che invia una conferma di ricezione via email, oppure con una dichiarazione esplicita a team@annota.ai, anche usando il modulo qui sotto. Il recesso è diverso dalla disdetta dell’articolo 7: la disdetta blocca i rinnovi a fine periodo, il recesso scioglie il contratto con i relativi rimborsi. Con il recesso l’abbonamento termina subito, le funzionalità a pagamento cessano e l’Organizzazione passa a Free.

Se il consumatore ha chiesto espressamente di iniziare il servizio durante il periodo di recesso e poi recede, paga solo la parte fornita fino al recesso. Per gli abbonamenti, che comprendono sia l’accesso per il periodo sia una quota di crediti, la parte fornita è la maggiore tra la quota del periodo trascorsa e la quota dei crediti inclusi già consumati; Annota AI rimborsa la differenza rispetto a quanto pagato. Ad esempio, chi recede dopo 5 giorni di un mese avendo usato il 10% dei crediti inclusi paga 5/30 del prezzo; chi ne ha usato il 90% paga il 90%. Perde il diritto solo dopo la completa esecuzione del servizio, se iniziata con il suo consenso espresso e l’accettazione della perdita del diritto. Per i contenuti digitali senza supporto materiale il recesso è escluso dall’inizio della fornitura solo se il consumatore vi ha acconsentito espressamente, ha riconosciuto di perdere il diritto e ha ricevuto la conferma prevista dalla legge. Per le ricariche di crediti il consumatore, prima del pagamento, acconsente all’inizio immediato della fornitura e riconosce di perdere così il diritto di recesso; la conferma d’ordine lo riporta.

Annota AI rimborsa senza indebito ritardo e comunque entro quattordici giorni dal recesso, con lo stesso mezzo di pagamento salvo diverso accordo e senza costi per il consumatore.

Modulo facoltativo di recesso

• Destinatario: Annota S.r.l., Via Davide Lazzeretti 2/P, 58100 Grosseto; e-mail team@annota.ai.
• Con la presente comunico il recesso dal contratto relativo al seguente Piano o Servizio: ________.
• Numero e data dell’ordine: ________.
• Nome, cognome e indirizzo: ________.
• E-mail associata all’Account: ________.
• Data: ________.
• Firma (solo se il modulo è inviato in forma cartacea): ________.

10. Garanzia di conformità per i consumatori

Agli Utenti Consumatori si applica la garanzia legale di conformità per contenuti e servizi digitali (articoli 135-octies e seguenti del Codice del Consumo). Per forniture singole, Annota AI risponde dei difetti che si manifestano entro due anni dalla fornitura, con i termini di prescrizione di legge; per forniture continuative, di quelli che si manifestano durante tutto il periodo di fornitura.

Il consumatore può chiedere il ripristino della conformità e, nei casi di legge, una riduzione del prezzo o la risoluzione del contratto, con rimborso entro quattordici giorni. Per farlo scrive a team@annota.ai descrivendo il problema con le informazioni utili a verificarlo. Nulla nelle Condizioni limita i diritti inderogabili del Codice del Consumo.

11. Proprietà e utilizzo dei Contenuti dell’Utente

I Contenuti dell’Utente restano dell’Utente. Per la durata del rapporto, l’Utente concede ad Annota AI una licenza non esclusiva, mondiale e limitata per ospitarli, riprodurli, trasformarli tecnicamente e trattarli solo per fornire, proteggere, assistere e mantenere il Servizio, anche tramite fornitori vincolati da adeguati obblighi contrattuali.

Annota AI non vende i Contenuti dell’Utente e non li pubblica né li cede a terzi per finalità proprie o dei terzi. Ogni altro uso richiede un accordo distinto e, se necessario, un consenso o un’autorizzazione specifica.

Addestramento di modelli

Annota AI non usa Contenuti dell’Utente, Output, conversazioni di Brain o knowledge base per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale propri o di terzi, salvo consenso separato ed esplicito dell’Utente. Gli addestramenti avviati dall’Utente producono modelli dell’Utente.

Output e modelli addestrati

Annota AI cede all’Utente gli eventuali diritti che le spettano sugli Output e sui pesi dei modelli addestrati per l’Utente. Non garantisce che gli Output siano tutelabili o unici: Output simili possono essere generati per altri. Per fornire il Servizio Annota AI usa modelli propri, modelli open source di terzi e modelli adattati con fine-tuning, nel rispetto delle relative licenze; l’Utente non acquista diritti su di essi. I pesi dei modelli addestrati per l’Utente possono restare soggetti alla licenza del modello base, che l’Applicazione mostra quando l’Utente lo sceglie per l’addestramento.

Dati di utilizzo

Annota AI può usare dati di utilizzo, metriche e dati tecnici sul funzionamento del Servizio, esclusi i Contenuti dell’Utente, in forma aggregata o de-identificata per gestire, proteggere e migliorare il Servizio, senza mai divulgare Contenuti dell’Utente. I dati personali sono trattati come descritto nell’Informativa privacy.

12. Proprietà intellettuale di Annota AI

Annota AI e i suoi licenzianti conservano ogni diritto su Applicazione, software, modelli, interfacce, documentazione, marchi e altri contenuti propri, esclusi i Contenuti dell’Utente.

Per la durata del Piano, l’Utente ha un diritto limitato, non esclusivo e non trasferibile di usare il Servizio per finalità personali o professionali, nei limiti delle Condizioni, del Piano e del modulo d’ordine, revocabile nei casi previsti dalle Condizioni.

I feedback, i suggerimenti e le idee inviati volontariamente dall’Utente non sono informazioni riservate. L’Utente concede ad Annota AI una licenza gratuita, perpetua, irrevocabile e mondiale per usarli per qualsiasi finalità, senza obbligo di usarli. Ciò non estende l’uso dei Contenuti dell’Utente oltre l’articolo 11.

13. Protezione dei dati personali

I trattamenti di dati personali per sito, Account, Organizzazioni, fatturazione, sicurezza e uso della piattaforma sono descritti nell’Informativa privacy.

Per i dati personali nei Contenuti dell’Utente trattati per conto di un cliente, di norma il cliente è titolare e Annota AI responsabile del trattamento. Se l’Utente è a sua volta responsabile per un altro titolare, deve essere autorizzato a nominare Annota AI sub-responsabile. Prima di questi trattamenti l’Utente si assicura che sia applicabile un accordo sul trattamento dei dati conforme all’articolo 28 GDPR. Il DPA fa parte delle Condizioni e si applica automaticamente a questi trattamenti: accettando le Condizioni l’Utente lo accetta anche per conto del cliente e dichiara di avere il potere di farlo.

14. Funzionalità di intelligenza artificiale

Gli Output possono essere incompleti, inesatti, non unici o inadatti al contesto, anche quando citano fonti. L’Utente li verifica, controllando le fonti citate, prima di usarli, esportarli o prendere decisioni. Gli Output non sono consulenza professionale e non sostituiscono controllo umano o verifiche richieste dalla legge o dalle buone pratiche.

L’Utente valuta se l’uso del Servizio e degli Output è adatto e conforme alle norme del proprio settore. Il Servizio non è progettato per usi ad alto rischio. Non può essere usato per decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone senza base giuridica, informazione, supervisione umana e garanzie adeguate.

I modelli di terzi usati dal Servizio (articolo 11, «Output e modelli addestrati») sono soggetti anche alle politiche d’uso dei loro autori, che li forniscono così come sono e senza garanzie. Restano gli obblighi di Annota AI previsti dalle Condizioni.

Ai fini del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), Annota AI è fornitore delle funzionalità di intelligenza artificiale che offre. L’Utente che addestra un modello con il Servizio e lo usa o lo immette sul mercato ne risponde come fornitore o deployer. Le risposte di Brain sono indicate come generate dall’intelligenza artificiale nell’Applicazione e, in formato leggibile da una macchina, nelle risposte delle API e di MCP e nelle esportazioni delle conversazioni (articolo 50 dell’AI Act); l’Utente informa i terzi quando la legge lo richiede. Annota AI fornisce le informazioni sul funzionamento del Servizio ragionevolmente necessarie per un uso trasparente e conforme.

15. Modifiche al Servizio e alle Condizioni

Annota AI può modificare il Servizio per conformità alla legge, sicurezza, prestazioni, correzione di errori, aggiornamenti tecnici, prevenzione di abusi o nuove funzionalità.

Per l’Utente Consumatore le modifiche non necessarie alla conformità sono fatte per motivi validi e senza costi aggiuntivi. Se peggiorano in modo non trascurabile l’accesso o l’uso di un servizio digitale continuativo, il consumatore è informato con ragionevole anticipo su supporto durevole e può recedere gratuitamente entro trenta giorni dalla comunicazione o dalla modifica, se successiva.

Le modifiche sostanziali alle Condizioni sono comunicate via email, nell’Applicazione o con altro mezzo adeguato almeno trenta giorni prima e non sono retroattive, salvo norme inderogabili; solo per queste l’Applicazione chiede una nuova accettazione. Le modifiche minori o formali, che non riducono i diritti dell’Utente né ne aumentano gli obblighi, valgono dalla pubblicazione della nuova versione, comunicata nell’Applicazione o via email. Le misure urgenti di sicurezza o imposte dalla legge possono valere subito, senza effetti retroattivi sul contratto. Chi non accetta una modifica sostanziale può, prima dell’efficacia, disattivare il rinnovo, chiudere l’Account o, quando previsto, risolvere il contratto.

16. Sospensione, cancellazione e chiusura dell’Account

L’Utente può disattivare il rinnovo o chiudere l’Account dall’Applicazione o scrivendo a team@annota.ai. La chiusura non estingue i pagamenti già maturati.

Annota AI può sospendere o limitare il Servizio per mancato pagamento (articolo 8), violazione delle Condizioni o uso che crea un rischio concreto per Annota AI, gli Utenti o terzi. Con l’Utente Consumatore, salvo urgenze di sicurezza, frode, attività illecite o ordini dell’autorità, contesta prima la violazione e concede almeno dieci giorni per rimediare; nei casi urgenti la sospensione può essere immediata ma limitata al necessario. Per gli Utenti Professionisti vale l’articolo 22, «Utenti Professionisti». Motivazione e contestazione delle misure seguono l’articolo 5, «Segnalazioni e moderazione».

Prima di cancellare dati, l’Utente esporta ciò che vuole conservare: la cancellazione di un dataset o di un’Organizzazione può essere immediata e irreversibile, ferma la rimozione tecnica da storage e backup.

Solo il proprietario può eliminare un’Organizzazione. L’eliminazione immediata annulla subito l’abbonamento senza rimborso del periodo residuo e fa perdere contenuti e crediti, anche acquistati, salvi i diritti inderogabili del consumatore. Sui Piani a pagamento il proprietario può invece programmare l’eliminazione a fine periodo: l’abbonamento non si rinnova e il Servizio resta disponibile fino alla scadenza. Fino ad allora un amministratore può revocare la richiesta, anche riattivando l’abbonamento.

La chiusura dell’Account disabilita l’accesso e rimuove l’Utente dalle Organizzazioni altrui. Le Organizzazioni di cui è proprietario vengono sospese, i loro abbonamenti annullati subito senza rimborso del periodo residuo (salvi i diritti inderogabili del consumatore), gli inviti revocati e la cancellazione programmata dopo 30 giorni, salvo che l’Utente ne trasferisca prima la proprietà. Prima della chiusura l’Utente può esportarne i dati. La conservazione dei dati dell’Account dopo la chiusura è descritta nell’Informativa privacy.

Se il rapporto termina senza che l’Utente abbia cancellato i dati, salvo richiesta di cancellazione immediata o termine più lungo previsto dal Piano, dal modulo d’ordine o dal DPA, Annota AI rende esportabili i Contenuti dell’Utente per 30 giorni dalla cessazione e li elimina o anonimizza nei sistemi attivi entro 90 giorni dalla cessazione, salvi obblighi di legge e richieste dell’autorità. Per i dati trattati per conto del cliente, restituzione, cancellazione e copie, inclusi i backup, seguono il DPA; il termine di 90 giorni non è un limite massimo per i backup.

Passaggio ad altro fornitore

Ai sensi del Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act), il proprietario dell’Organizzazione, consumatore o professionista, può chiedere a team@annota.ai di passare a un altro fornitore o a un’infrastruttura propria, o di cancellare i dati esportabili, con un preavviso massimo di due mesi. Il preavviso decorre dalla richiesta completa, inviata dal proprietario con le informazioni necessarie, come la destinazione e i dati interessati.

Al termine del preavviso inizia un periodo transitorio di massimo 30 giorni, durante il quale Annota AI continua a fornire il Servizio, assiste ragionevolmente il passaggio e mantiene la sicurezza dei dati. Se il termine è tecnicamente impossibile, Annota AI lo comunica motivando entro 14 giorni dalla richiesta e indica un periodo alternativo, non oltre sette mesi complessivi. Il cliente può prorogare una volta il periodo transitorio.

Sono esportabili i Contenuti dell’Utente, come file, documenti, annotazioni, etichette, testi OCR, versioni dei dataset, esportazioni e modelli addestrati, nei formati disponibili nel Servizio. Non lo sono indici di ricerca, embedding e riassunti ricalcolabili dai documenti, la configurazione interna di Annota AI e i dati di sicurezza e di fatturazione. Le istruzioni per l’esportazione e il passaggio sono nella pagina Privacy e sicurezza. I dettagli tecnici sono nella documentazione.

Il contratto cessa al completamento del passaggio: da quel momento decorrono il periodo di recupero di 30 giorni e la cancellazione dei dati esportabili previsti sopra per la cessazione del rapporto. Il passaggio non comporta costi e non dà diritto al rimborso degli importi già pagati, salvi i diritti del consumatore, come il recesso e la garanzia di conformità. Sono escluse le funzionalità beta.

17. Disponibilità e garanzie

Annota AI fornisce il Servizio con diligenza professionale e misure ragionevoli di sicurezza e disponibilità. Manutenzione, aggiornamenti, incidenti, servizi di terzi o eventi fuori dal suo controllo possono causare interruzioni temporanee.

Valgono solo i livelli di servizio indicati nel Piano o in un accordo firmato. Le funzionalità gratuite non in beta possono essere modificate, limitate o interrotte con preavviso ragionevole, salvo urgenze.

Per gli Utenti Consumatori restano la garanzia di conformità e gli altri diritti inderogabili. Per gli Utenti Professionisti, nei limiti di legge e salvo garanzie concordate, il Servizio è fornito così com’è e secondo disponibilità.

Funzionalità beta

Le funzionalità beta o in anteprima, compreso l’addestramento di modelli, servono a valutare il Servizio. Sono fornite così come sono, senza livelli di servizio né garanzie oltre quelle inderogabili di legge, e possono essere modificate, limitate o interrotte in qualsiasi momento, quando possibile con un avviso che consenta di esportare i dati. Durante la beta privata l’addestramento di modelli non consuma crediti; eventuali costi futuri sono comunicati prima di applicarsi. Le informazioni non pubbliche sulle funzionalità beta sono riservate.

18. Limitazione di responsabilità

Utenti Consumatori

La responsabilità verso gli Utenti Consumatori è regolata dalla legge. Nulla esclude o limita responsabilità o diritti non escludibili o limitabili.

Utenti Professionisti

Nei limiti di legge, ciascuna parte risponde solo dei danni diretti e prevedibili causati da un proprio inadempimento, non di perdita di profitti, ricavi, opportunità, avviamento o dati né di danni indiretti o consequenziali. La responsabilità complessiva di ciascuna parte non supera il maggiore tra 100 euro e quanto pagato o dovuto dall’Utente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso.

Questi limiti non valgono per gli obblighi di pagamento, la manleva, le violazioni dell’articolo 5, il dolo o la colpa grave (articolo 1229 del Codice civile), morte o lesioni personali e gli altri casi di responsabilità non limitabile per legge.

L’Utente Professionista tiene indenne Annota AI da pretese di terzi, e dai relativi danni, costi e spese legali ragionevoli, derivanti dai Contenuti dell’Utente o dalla violazione delle Condizioni da parte sua o dei membri della sua Organizzazione. Annota AI lo informa senza ritardo della pretesa, gli consente di partecipare alla difesa e non conclude transazioni a suo carico senza il suo consenso.

Annota AI non risponde delle conseguenze di Contenuti dell’Utente illeciti o inesatti, uso degli Output senza verifiche adeguate, violazione delle istruzioni, credenziali compromesse per fatto dell’Utente o servizi di terzi scelti e gestiti dall’Utente.

19. Forza maggiore

Nessuna parte risponde di ritardi o inadempimenti dovuti a eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, come calamità, conflitti, provvedimenti dell’autorità, estese interruzioni di energia o connettività, attacchi informatici generalizzati, indisponibilità di infrastrutture essenziali e controversie di lavoro non limitate al proprio personale.

La parte colpita avvisa l’altra appena possibile e ne limita gli effetti. Se l’impedimento dura oltre sessanta giorni e compromette sostanzialmente il Servizio, ciascuna parte può risolvere la parte di contratto interessata, salvi i diritti già maturati.

20. Servizi e collegamenti di terzi

I fornitori di cui Annota AI si avvale sono indicati nell’Informativa privacy e, per i dati trattati per conto dei clienti, nel DPA e nell’elenco dei sub-responsabili. Annota AI risponde di tali fornitori nei limiti di legge e degli accordi applicabili.

Integrazioni, applicazioni e siti di terzi attivati dall’Utente seguono le condizioni e informative dei rispettivi fornitori; l’Utente ne valuta l’idoneità prima di trasferire dati. I client di intelligenza artificiale collegati tramite MCP o autorizzati dall’Account accedono alle Organizzazioni con i permessi dell’Utente, i Contenuti dell’Utente che leggono sono trattati dai loro fornitori e le operazioni che avviano consumano crediti come nell’Applicazione. Annota AI non controlla questi servizi e non ne risponde.

21. Legge applicabile e controversie

Le Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

Per gli Utenti Professionisti è competente in via esclusiva il Foro di Grosseto, salvo diverso accordo scritto.

Per gli Utenti Consumatori è competente, quando previsto dalla legge, il giudice del luogo di residenza o domicilio del consumatore, e restano applicabili le norme inderogabili più favorevoli del suo paese di residenza abituale.

Prima di rivolgersi al giudice, l’Utente può inviare un reclamo a team@annota.ai. Il consumatore può ricorrere agli organismi di risoluzione alternativa delle controversie competenti.

22. Disposizioni finali e contatti

Le comunicazioni contrattuali possono essere inviate all’email dell’Account e si considerano ricevute quando sono accessibili. L’Utente mantiene aggiornati i propri recapiti.

L’invalidità di una clausola non pregiudica le altre. Il mancato esercizio di un diritto non è rinuncia. L’Utente non può cedere il contratto senza il consenso di Annota AI; Annota AI può cederlo in caso di riorganizzazione o cessione d’azienda, dandone comunicazione e senza ridurre i diritti del consumatore.

Le clausole che per loro natura sopravvivono alla cessazione del contratto restano efficaci, in particolare quelle su importi dovuti, proprietà intellettuale, responsabilità, manleva, riservatezza, legge applicabile e foro.

Fa fede solo la versione italiana delle Condizioni, che prevale su ogni traduzione in caso di divergenza.

Per domande, reclami, recesso o assistenza l’Utente può scrivere a team@annota.ai o alla PEC annotasrl@pec.it, oppure usare il modulo di contatto.

Utenti Professionisti

Con gli Utenti Professionisti valgono inoltre, oltre all’articolo 18, «Utenti Professionisti», queste regole:

• Riservatezza: ciascuna parte protegge le informazioni riservate dell’altra con misure ragionevoli e almeno pari a quelle usate per le proprie, le usa solo per eseguire il contratto e le comunica solo a personale e fornitori che ne hanno bisogno e sono vincolati alla riservatezza. Non sono riservate le informazioni pubbliche senza violazione del contratto, già legittimamente note, ricevute lecitamente da terzi o sviluppate in modo indipendente. La divulgazione imposta dalla legge è ammessa nei limiti necessari e, se possibile, con avviso all’altra parte. I Contenuti dell’Utente Professionista sono sue informazioni riservate: Annota AI non li divulga e li usa solo per fornire il Servizio, nei limiti dell’articolo 11.
• Sospensione: Annota AI può sospendere o limitare il Servizio nei casi dell’articolo 16 con preavviso ove possibile, e subito in caso di abuso, rischi per la sicurezza, frode, attività illecite o ordini dell’autorità. Il termine di almeno dieci giorni per rimediare vale solo per il mancato pagamento (articolo 8).
• Fatture: le contestazioni vanno inviate per iscritto a team@annota.ai entro 30 giorni dalla data della fattura; dopo tale termine la fattura si intende accettata, salvi gli errori materiali. Se contesta solo una parte della fattura, l’Utente Professionista paga la parte non contestata entro la scadenza e contesta il resto entro lo stesso termine di 30 giorni.
• Accordo integrale: le Condizioni, con i documenti indicati nell’introduzione e nell’articolo 6, sono l’intero accordo tra le parti e sostituiscono le intese precedenti sullo stesso oggetto. Le condizioni generali dell’Utente non si applicano.
• Pubblicità: Annota AI può citare nome o logo dell’Utente come cliente solo con il suo previo consenso scritto.

Approvazione specifica

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, l’Utente Professionista, tramite l’amministratore che dichiara di avere il potere di vincolarlo, approva specificamente le seguenti clausole quando salva i dati di fatturazione come azienda in Impostazioni › Fatturazione, prima di qualsiasi acquisto, e di nuovo quando l’Applicazione chiede di accettare una nuova versione delle Condizioni: articolo 4, «Chiavi API e token MCP» (responsabilità per le operazioni tramite chiavi, token e agenti); articolo 5 (divieti, sanzioni e controllo delle esportazioni, misure di moderazione); articolo 7 (blocchi al raggiungimento dei limiti, saldo negativo, rinnovo automatico, modifiche unilaterali a prezzi e Piani); articolo 8 (sospensione per mancato pagamento, conguagli non rimborsati); articolo 9, «Utenti Professionisti» (esclusione del recesso legale); articolo 11, «Output e modelli addestrati» (assenza di garanzie sugli Output); articolo 12 (licenza sui feedback); articolo 15 (modifiche unilaterali al Servizio e alle Condizioni); articolo 16 (sospensione, cancellazione, chiusura e perdita di contenuti e crediti); articolo 17 (esclusione di garanzie e funzionalità beta); articolo 18 (limitazione di responsabilità e manleva); articolo 19 (forza maggiore e risoluzione); articolo 20 (esclusione di responsabilità per servizi di terzi); articolo 21 (foro esclusivo); articolo 22 (cessione del contratto, sospensione, termine per contestare le fatture, accordo integrale).